Dokumente speichern

Ein effizientes und kluges Ablagesystem zeichnet sich nicht nur dadurch aus, dass es Unterlagen vollständig und umfassend archiviert. Darüber hinaus sollte es verschiedene Arten der Aufbewahrung kennen und diese nach Bedarf auf die entsprechenden Dokumente anwenden. Die iworxs ECM-Suite™ bietet beides: eine umfassende, revissionssichere Archivierung, die darüber hinaus hierarchisch aufgebaut ist – damit Sie die wichtigsten Dokumente am einfachsten erreichen können.

Ein revisionssicheres Archiv: Die Basis einer guten Buchhaltung

Bestimmte Dokumente müssen revisionssicher aufbewahrt werden: Verträge, Bilanzen, Rechnungen. Sie müssen von Gesetzes wegen über Jahre und Jahrzehnte zur Verfügung stehen.  Da sich diese Gesetze jedoch je nach Größe und Art des Unternehmens unterscheiden, ist eine individuell anpassbare Archivierung für ein Unternehmen unerlässlich. Diese beiden Punkte verbindet die iworxs ECM-Suite™, denn sie archiviert genau die Dokumente, die Sie brauchen, für genau die Zeitspanne, die Sie möchten.

Hierarchisch archivieren: Schneller Zugriff auf wichtige Dokumente

Eine umfassende Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente kann teuer sein, allein aufgrund des benötigten Speicherplatzes. Durch unser Ablagemanagement jedoch können Sie die Kosten für die benötigten Speicher senken. Denn die iworxs ECM-Suite™ speichert Ihre digitalen Unterlagen hierarchisch ab. Die wichtigsten Dokumente werden auf hochwertigen Speicherplätzen archiviert, mit einem einfachen Zugriff ohne große Ladezeiten. Die unwichtigeren Dokumente hingegen werden auf niedrigeren Speicherplätzen hinterlegt, um die Kosten für Sie zu senken. Was wichtig ist und was nicht, entscheiden Sie allein – mit unserem geschäftsbasierten Regelsystem. Sie geben die Regeln vor, nach denen die Archivierung umgesetzt werden soll. Einfach zu bedienen und jederzeit änderbar.

Externe Speichermedien: Nicht nur Unterlagen übergeben, sondern auch Strukturen

Mit der iworxs ECM-Suite™ können Sie Ihr Archiv oder Teile davon auch auf ein externes Speichermedium wie etwa eine CD, DVD oder eine externe Festplatte übertragen. Damit verbunden sind auch alle Schlagwörter, Stamm- und Metadaten – also die komplette Indexierung, nach der die Archivierung stattgefunden hat. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass Ihre Ordnung erhalten bleibt, selbst wenn Sie die Dokumente exportieren.

Scan / Print to Archive: Archivieren leicht gemacht

Mit der iworxs ECM-Suite ™ wird archivieren zum Kinderspiel, Dateien jedes beliebigen Typs lassen sich damit schnell und einfach in unserem Archiv ablegen. Der Arbeitsschritt dauert nicht länger, als ein Dokument in eine PDF zu verwandeln, da unser Client auf der selben Technologie basiert.