Dokumente erfassen

In ein Unternehmen gehen täglich unzählige Dokumente ein, analog wie digital. E-Mails und Briefpost, Angebote und Rechnungen, Bewerbungen und Lieferscheine. Nicht leicht, diese Vielzahl an Unterlagen zu ordnen – zumal sie das Unternehmen über die verschiedensten Wege und in den unterschiedlichsten Formaten erreichen. Die iworxs ECM-Suite™ hilft Ihnen deshalb dabei, alle relevanten Belege zentral, effizient und vor allem nachhaltig zu erfassen.

Die Essenz: Indexierung und Arbeitskorb

Essentielle Bausteine unseres Systems sind der Indexierungsassistent und der Arbeitskorb. So hilft der Indexierungsassistent etwa, alle Dokumente entweder manuell oder bei Bedarf sogar automatisch zu verschlagworten. Ihre Mitarbeiter sind somit in der Lage, Belege und Manuskripte schnell und einheitlich zu klassifizieren.

Der Arbeitskorb bündelt die Dokumente und Aufgaben, die für den einzelnen Mitarbeiter im Unternehmen relevant sind. Jeder Benutzer hat einen eigenen virtuellen Korb, in dem er oder auch andere Mitarbeiter Dokumente für ihn hinterlegen können. Ein Arbeitsbereich, der die Aufgaben für die einzelnen Mitarbeiter und somit auch im Unternehmen strukturiert. Einfach, schnell und ohne zusätzliche Speicherkapazitäten zu beanspruchen.

Schlank und effizient: eine Datei für alle

Denn anstatt die Unterlagen in die entsprechenden Körbe zu kopieren, wird lediglich ein Verweis zum eigentlichen Dokument im Arbeitskorb angelegt. Jede Datei wird nur einmal zentral gespeichert, anstatt mehrere Kopien im System anzulegen.

Ein enormer Vorteil, gerade wenn mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten. Denn die Probleme, die durch verschiedene Versionen ein- und derselben Unterlagen entstehen können, verhindert unser System so schon im Ansatz.

ScanClient: Unterlagen digitalisieren statt sie nur zu scannen

Scannen wird heutzutage oftmals mit digitalisieren gleichgesetzt. Die meisten ScanClients jedoch nutzen die vielen Vorteile eines digitalen Dokuments nicht. Die Dateien können oft nicht durchsucht oder verschlagwortet werden. Was bleibt, ist eine virtuelle Kopie eines Papiers, die nach ein paar Wochen kaum noch auffindbar ist.

Mit dem ScanClient von iworxs hingegen können Sie Ihre Unterlagen digital nutzen. Unser Tool kann die Textbausteine des eingescannten Dokuments erkennen und identifizieren. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Datei individuell zu verschlagworten und abzuspeichern – alles in einem Arbeitsschritt. Außerdem kann die neu erstellte Datei direkt an verantwortliche Mitarbeiter weitergeleitet werden, etwa mit einem Hinweis zur weiteren Bearbeitung.

Finden, nicht suchen: Die Suchfunktion

Die Suche nach bestimmten Unterlagen kann oft langwierig und frustrierend sein. Häufig kennt der Benutzer den Namen der Datei nicht mehr oder weiß nicht, wo sie abgespeichert wurde.

Mit unserer Suchmaschine finden Sie Ihre Dateien auf Anhieb. Denn sie kann sowohl nach Schlüsselwörtern filtern als auch nach Ordnern, außerdem unterstützt sie die Volltextsuche.

Sie können auch alle drei Möglichkeiten der Suche kombinieren, denn unsere Suchmaschine kann beliebig angepasst und konfiguriert werden. Sie können sich etwa bei bestimmten Suchbegriffen die entsprechenden Sachbearbeiter anzeigen lassen – alles ohne Programmieraufwand. So unterstützt unsere Software Ihre Teamarbeit.