Dokumente bearbeiten

Es gibt verschiedene Arten, Dokumente innerhalb eines Unternehmens zu bearbeiten, von der simplen Bearbeitung durch eine Person bis hin zur Aufbereitung durch mehrere Personen in unterschiedlichen Abteilungen. Teamarbeit führt häufig dazu, dass es ab einem bestimmten Stadium Unordnung entsteht, etwa durch unterschiedliche Arten der Ablage bei den Teammitgliedern. Mit der iworxs ECM-Suite™ gehört das der Vergangenheit an. Unser System bietet mehrere Funktionen wie etwa das Check In / Out-Verfahren, die Versionskontrolle oder Projektordner, um selbst bei der Bearbeitung durch mehrere Teams für einheitliche und klare Strukturen zu sorgen.

Check In / Out-Verfahren und Versionskontrolle: Immer auf dem Laufenden

Wenn zwei oder mehr Mitarbeiter an der selben Datei arbeiten, sind klare Regeln vonnöten, die etwa die gleichzeitige Bearbeitung verhindern. Das Check In / Out-Verfahren garantiert genau das. Wenn ein Mitarbeiter auf eine Datei zugreift, ist sie für diese Zeit aus dem System ausgecheckt, also für andere Mitarbeiter gesperrt. Erst, wenn der entsprechende Person die Datei wieder eincheckt, ist sie für andere Team-Mitglieder wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Darüber hinaus ist es möglich, der Datei unterschiedliche Etiketten zu verleihen, wie etwa “finale Version” oder “Kontrolle ausstehend”. Damit können die verschiedenen Stadien, die die Datei seit der Erstellung durchlaufen hat, permanent eingesehen und klassifiziert werden. Bei Bedarf lässt sich sogar die Änderungshistorie nachvollziehen, so bleibt Ihre Ablage stets effizient und übersichtlich.

Projektordner: Alles bleibt anders

Bei größeren Projekten in Unternehmen ist es enorm wichtig, dass alle notwendigen Unterlagen an einem Platz hinterlegt sind und sich nicht jedes Projektmitglied ständig die entsprechenden Akten zusammensuchen muss. Für diesen Zweck gibt es in der iworxs ECM-Suite™ von iworxs die Möglichkeit, Projektordner anzulegen, in der alle für das Projekt relevanten Dokumente hinterlegt werden.

Das Besondere an diesen Ordnern ist, dass nicht etwa Kopien der Originaldateien angelegt werden müssen, sondern die Ordner lediglich mit Verweisen auf die Originaldateien arbeiten. So können Sie verhindern, dass nach Ende des Projekts veraltete Dateien in der Hauptstruktur bestehen bleiben, während die neuen Unterlagen lediglich im Projektordner zu finden sind. Außerdem behalten Sie – unabhängig vom Projekt – Ihr Ablagesystem innerhalb des Unternehmens bei, die Dateien werden ja nicht verschoben oder kopiert. Die iworxs ECM-Suite™ hilft Ihnen also, viel Speicherplatz zu sparen, indem Sie Ihre Ablagestruktur schlank hält.

E-Mail Management: Nie wieder Mails löschen

Die Verwaltung von E-Mails ist gerade in Unternehmen ein kritischer Punkt. Für die Mitarbeiter muss sie einfach und schnell erledigt werden können, sie sollte möglichst wenig Speicherkapazitäten beanspruchen und sie muss in vielen Fällen stichhaltig und nachvollziehbar sein, für eventuelle Rechtsstreitigkeiten.

Die iworxs ECM-Suite™ bietet genau das: eine schlanke, einfache E-Mail Verwaltung, bei der jede Mail bereits fälschungssicher gespeichert wird, bevor sie überhaupt den den Posteingang eines Mitarbeiters erreicht. Auf Wunsch können natürlich anschließend Mails individuell oder nach bestimmten Regeln gelöscht oder reduziert werden, indem etwa Anhänge beseitigt werden. Dadurch wird deutlich weniger Speicherplatz im E-Mail Server benötigt, was widerum hilft Kosten einzusparen.

Unser System ist zudem mit den populären Mail-Programmen Microsoft Outlook und Lotus Notes verknüpft, für eine einfache und intuitive Bedienung.

Aufgabenverwaltung: Was man nicht im Kopf hat, hat man besser im System

Besonders in arbeitsintensiven Zeiten müssen Mitarbeiter fähig sein, ihre Aufgaben sinnvoll zu sortieren und rechtzeitig abarbeiten. Ein kluges Ablagesystem wie die iworxs ECM-Suite™ hilft Ihren Mitarbeitern dabei. Durch die Erinnerungsfunktion beispielsweise können Mitarbeiter sich selbst oder ihre Kollegen auf bestimmte Dokumente hinweisen, die in Kürze bearbeitet oder abgegeben werden müssen. Diese Funktion unterstützt auch komplette Ordner, sodass man alle darin enthaltenen Dateien der Erinnerung hinzufügen kann.

Außerdem ist es mit der iworxs ECM-Suite™ möglich, Aufgabenlisten in Teams zu erstellen – auf Basis der entsprechenden Dateien. Den Aufgaben lassen sich spezifische Stadien zuordnen wie sie etwa in der Versionskontrolle beschrieben sind. Auch bleibt es Ihnen überlassen, ob nur einzelne Mitarbeiter diese Aufgabenlisten erhalten, das gesamte Team oder die Aufgaben entsprechend auf die Team-Mitglieder verteilt werden. So können auch komplizierte Workflows nach einem klaren Muster abgearbeitet werden.